Fiedler's LPC Theory

Fiedler's Least Preferred Co-worker (LPC) Theory

Assumptions

Leaders prioritize between task-focus and people-focus.

Relationships, power and task structure are the three key factors that drive effective styles.

Description

Fiedler identified the a Least Preferred Co-Worker scoring for leaders by asking them first to think of a person with which they worked that they would like least to work with again, and then to score the person on a range of scales between positive factors (friendly, helpful, cheerful, etc.) and negative factors (unfriendly, unhelpful, gloomy, etc.). A high LPC leader generally scores the other person as positive and a low LPC leader scores them as negative.

High LPC leaders tend to have close and positive relationships and act in a supportive way, even prioritizing the relationship before the task. Low LPC leaders put the task first and will turn to relationships only when they are satisfied with how the work is going.

Three factors are then identified about the leader, member and the task, as follows:

• Leader-Member Relations: The extent to which the leader has the support and loyalties of followers and relations with them are friendly and cooperative.

• Task structure: The extent to which tasks are standardised, documented and controlled.

• Leader's Position-power: The extent to which the leader has authority to assess follower performance and give reward or punishment.

The best LPC approach depends on a combination of there three. Generally, a high LPC approach is best when leader-member relations are poor, except when the task is unstructured and the leader is weak, in which a low LPC style is better.

# (i) Leader-Member Relations (ii) Task structure
   (iii) Leader's Position- power  (iv) Most Effective leader

1. (i) Good    (ii) Structured         (iii) Strong    (iv) Low LPC


2. (i) Good    (ii) Structured         (iii) Weak     (iv) Low LPC


3. (i) Good    (ii) Unstructured    (iii) Strong    (iv) Low LPC


4. (i) Good    (ii) Unstructured    (iii) Weak      (iv) High LPC


5. (i) Poor     (ii) Structured         (iii) Strong    (iv) High LPC


6. (i) Poor    (ii) Structured          (iii) Weak      (iv) High LPC


7. (i) Poor    (ii) Unstructured     (iii) Strong     (iv) High LPC


8. (i) Poor    (ii) Unstructured     (iii) Weak       (iv) Low LPC


Discussion

This approach seeks to identify the underlying beliefs about people, in particular whether the leader sees others as positive (high LPC) or negative (low LPC). The neat trick of the model is to take someone where it would be very easy to be negative about them.

This is another approach that uses task- vs. people-focus as a major categorisation of the leader's style.

Source:

http://changingminds.org/disciplines/leadership/theories/fiedler_lpc.htm

Contingency Theory

Contingency Theory

Assumptions

The leader's ability to lead is contingent upon various situational factors, including the leader's preferred style, the capabilities and behaviors of followers and also various other situational factors.

Description

Contingency theories are a class of behavioral theory that contend that there is no one best way of leading and that a leadership style that is effective in some situations may not be successful in others.

An effect of this is that leaders who are very effective at one place and time may become unsuccessful either when transplanted to another situation or when the factors around them change.

This helps to explain how some leaders who seem for a while to have the 'Midas touch' suddenly appear to go off the boil and make very unsuccessful decisions.

Discussion

Contingency theory is similar to situational theory in that there is an assumption of no simple one right way. The main difference is that situational theory tends to focus more on the behaviors that the leader should adopt, given situational factors (often about follower behavior), whereas contingency theory takes a broader view that includes contingent factors about leader capability and other variables within the situation.

Source:

http://changingminds.org/disciplines/leadership/theories/contingency_theory.htm

Human Resources Planning Q&A #3

What is workforce analysis?

You can't plan in human resources if you don't have the information on which to base your actions. Workforce analysis involves identifying current and anticipated future supply of labor and skills, identifying what you need and will need in the future in terms of labor, skills and competencies (demand analysis), and then identifying the gaps between the current and future supply and current and future demands (a gap analysis). Then you action plan around how to reduce the gaps.

The Government of Saskatchewan has produced a nice guide that explains these processes in more detail, and that can be accessed here. Here's a brief summary of these processes:

Supply Analysis

• Internal supply

- Current workforce demographics

- Workforce trends – eligibility for retirement, separation rate, etc.

• External supply

Demand Analysis

• Critical occupations and competencies required to meet projected needs

• Anticipated changes of programs and services (volume, delivery channel, location and duration)

• Separation/turnover rates

• Vacancy rates

Gap Analysis

• Compare supply with demand analysis to determine future shortages and excess in the number of employees needed, types of occupations, and competencies.

Human Resources Planning Q&A #2

Is strategic human resource planning the same as human resource planning?

Technically, it's possible to do short term human resource planning that is a bit different than strategic human resource planning, in the same sense one can plan tactically or strategically. However, in basic terms, planning within human resources should be done strategically, since longer term thinking is required to effectively manage human resources over time.

If you consider the complexity of any human resource planning process, it seems obvious that the process needs to be strategic in nature. Unfortunately, many companies do not allocate enough time or resources to developing long term strategic HR plans.

So, the short answer, is that they should be the same. All HR planning should be strategic. In practice, many companies plan their human resources in a shorter term, or bandaid type fashion that involves reacting to short term forces, rather than being proactive long term.

Human Resources Planning Q&A #1

WHAT IS HUMAN RESOURCES PLANNING (or HR planning)?

There are many ways to define HR planning, or explain what it is, but the following definitions, taken from the Government of Canada human resources site, is a good, useful working definition:

Rigorous HR planning links people management to the organization's mission, vision, goals and objectives, as well as its strategic plan and budgetary resources. A key goal of HR planning is to get the right number of people with the right skills, experience and competencies in the right jobs at the right time at the right cost.

Note the emphasis on linkage to strategic planning and business planning in the first sentence, and the emphasis on the arrangement and alignment of staff and employees in the last sentence.

Here's another definition, perhaps a bit simpler:

"The process by which management ensures that it has the right personnel, who are capable of completing those tasks that help the organization reach its objectives."

Source:

http://work911.com/planningmaster/faq/indexhrplanning.htm

Rancangan Perniagaan

RANCANGAN PERNIAGAAN (RP)

Pengenalan

Selepas mengenal pasti dan memilih satu peluang perniagaan yang sesuai, usahawan perlu membuat perancangan yang teratur supaya perniagaan yang dirancang dapat dilaksanakan dengan berkesan dan sumber-sumber perniagaan dapat digunakan dengan lebih cekap. Selepas memilih satu peluang perniagaan, langkah seterusnya ialah menyediakan sebuah rancangan atau pelan perniagaan yang lengkap. Apakah yang dimaksudkan dengan rancangan perniagaan? Rancangan perniagaan adalah sebuah dokumen bertulis yang menerangkan perkara yang berkaitan dengan perniagaan yang hendak dilaksanakan. Dokumen tersebut mengandungi maklumat yang berkaitan dengan produk atau perkhidmatan yang hendak ditawarkan serta perancangan terperinci mengenai aspek pemasaran, pengurusan, operasi dan rancangan kewangan perniagaan. Rancangan perniagaan sering juga dikenali sebagai kertas projek atau kertas kerja.

Kepentingan Rancangan Perniagaan

Salah satu kepentingan menyediakan rancangan perniagaan ialah untuk menilai sama ada peluang perniagaan yang ingin diterokai berdaya maju atau sebaliknya. Penilaian sesuatu peluang perniagaan perlu diasaskan kepada fakta dan maklumat terkini. Banyak perniagaan gagal selepas beberapa tahun dilaksanakan. Ini disebabkan oleh kegagalan pengusaha menyediakan rancangan perniagaan yang berkesan. Dalam apa jua bidang perniagaan yang ingin diceburi, penyediaan rancangan perniagaan yang lengkap merupakan langkah yang sangat penting. Seringkali dikatakan bahawa jika seseorang berhasrat untuk memulakan sebuah perniagaan tetapi gagal untuk membuat perancangan, sebenarnya dia merancang kegagalannya sendiri dalam perniagaan tersebut. Kepentingan menyediakan rancangan perniagaan secara bertulis atau dalam bentuk dokumen seringkali diabaikan oleh usahawan kecuali apabila diperlukan untuk memohon pembiayaan. Sebab itu dokumen ini sering dikaitkan dengan permohonan pinjaman daripada bank atau institusi kewangan. Keperluan menyediakan dokumen ini dilihat sebagai memenuhi syarat permohonan sahaja. Tanggapan ini menyebabkan kebanyakan usahawan sukar menilai kepentingan dan keperluan menyediakan sebuah rancangan perniagaan. Setelah permohonan mereka diluluskan (atau mungkin ditolak) dokumen tersebut tidak lagi dirujuk untuk melaksanakan projek yang dirancang. Besar kemungkinan ini berlaku kerana dokumen tersebut disediakan oleh pihak lain yang dibayar perkhidmatannya. Oleh yang demikian maklumat yang terkandung dalam rancangan perniagaan berkenaan tidak menggambarkan hasrat sebenar usahawan. Sebaliknya ia cenderung untuk mempengaruhi dan meyakinkan pihak penilai untuk meluluskan permohonan pinjaman atau pembiayaan. Rancangan perniagaan bukan sahaja penting untuk tujuan memohon pembiayaan kewangan tetapi dokumen ini juga disediakan untuk tujuan-tujuan berikut:

1. Rancangan perniagaan sebagai pelan atau “peta” yang diperlukan bagi mengendalikan aktiviti perniagaan. Dokumen ini membantu usahawan mengkaji semula atau mengubahsuai aktiviti dan halatuju yang telah ditetapkan semasa memulakan dan mengendalikan perniagaan.

2. Sebagai panduan untuk mengurangkan risiko kegagalan perniagaan dengan membuat nggaran dan perkiraan hasil dan kos yang terlibat dalam perniagaan yang dirancang. Oleh itu, usahawan akan mengkaji dan menilai sesebuah rancangan perniagaan (berasaskan maklumat terkini) sebelum membuat keputusan untuk memulakannya. Secara tidak langsung penyediaan rancangan perniagaan memerlukan usahawan mengumpul maklumat terkini dalam pasaran.

3. Rancangan perniagaan juga disediakan untuk mengira jumlah modal atau wang yang diperlukan bagi memulakan atau mengembangkan perniagaan. Oleh itu, penyediaan dokumen ini dapat membantu usahawan mengenal pasti jumlah modal permulaan dan sumber pembiayaan yang diperlukan.

4. Penyediaan rancangan perniagaan membantu usahawan memahami dengan mendalam mengenai bidang perniagaan yang bakal diceburi. Usahawan perlu mengetahui setiap aspek pengurusan perniagaan seperti pemasaran, pentadbiran, operasi dan kewangan.

Makna Ejaan Pada Nama

MAKNA EJAAN PADA NAMA

Cuba eja nama anda. Kemudian lihat siapa anda jika mengikut firasat di bawah ini:

A – anda boleh jadi terlalu pendiam bila sesuatu ada dalam fikiran anda.

B – anda selalu berwaspada bila bertemu kenalan baru.

C – anda ada kelebihan, jangan malu mempamerkannya.


D – anda ada masalah dalam mempercayai orang lain.


E – anda sentiasa seorang yang exited (ghairah).


F – semua orang menyayangi anda.


G – anda ada cara sendiri untuk menilai manusia.


H – anda bukan seorang judgmental, kurang otak keadilan.


I – anda mudah senyum dan boleh membuat orang lain senyum.


J – anda seorang yang cemburu.


K – anda suka mencuba perkara-perkara baru.


L – anda sangat percaya dengan cinta dan mudah tenggelam ke dalamnya.


M – kejayaan mudah datang kepada anda.


N – anda suka bekerja, tapi selalu mahukan kerehatan.


O – anda seorang yang berfikiran terbuka.


P – anda seorang yang mudah berkawan dan mudah memahami.


Q – anda seorang hipokrit.


R – anda seorang yang gemar social.


S – anda sangat broad-minded (fikiran terbuka).


T – anda ada sikap canggih, amat canggih.


U – anda merasakan anda ada ciri-ciri istimewa setanding dengan orang lain.


V – fizikal anda baik sekali.


W – anda suka menyendiri.


X – anda tak akan benarkan orang bagitahu apa yang patut anda buat.


Y – anda selalu penyebab pada banyak masalah.


Z – anda selalu bergaduh dengan seseorang.

"Tak semestinya betul, harus salah. Sekadar suka-suka dan mungkin panduan untuk mengenali diri sendiri dan juga orang lain. Ikut pemerhatian saya selalunya ada kena mengena dan betul. Jika betul itu kebetulan, jika salah itu juga kebetulan. Yang betul dan baik rangsang terus, yang salah dan tak baik gantikan dengan yang baik atau hapus terus."

          - Dr. Hm Tuah Iskandar Al-Haj -


Contoh:


I – anda mudah senyum dan boleh membuat orang lain senyum.


M – kejayaan mudah datang kepada anda.


A – anda boleh jadi terlalu pendiam bila sesuatu ada dalam fikiran anda.


M – kejayaan mudah datang kepada anda.

Path-Goal Theory: Kepimpinan Dalam Motivasi Organisasi

TEORI LALUAN MATLAMAT:

KEPIMPINAN DALAM MOTIVASI ORGANISASI

Dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi, pemimpin perlu proaktif melalui aspek keberkesanan gaya kepimpinannya terhadap pekerja.

Seorang pemimpin tidak semestinya hanya seorang Pengarah ataupun seseorang yang memegang jawatan tertinggi dalam organisasi. Tetapi mereka yang mampu mempengaruhi organisasi ke arah pencapaian matlamat juga boleh diklasifikasikan sebagai pemimpin berasaskan kemampuan memimpin menggunakan kebijaksanaan, kemahiran, pengalaman, tahap senioriti dan sebagainya.

Kepimpinan memainkan peranan yang sangat penting dalam menentukan kejayaan sesebuah organisasi. Teori Kepimpinan Laluan Matlamat (Path Goal Theory) yang diperkenalkan oleh Robert House mencadangkan bahawa tingkah laku pemimpin seharusnya dilihat sebagai suatu tindakan yang boleh memotivasikan pekerja.

Seorang pemimpin perlu menguatkan hubungan di antara gaya kepimpinannya dengan perwatakan pekerja dan agenda tugas sesebuah organisasi. Dengan ini, pemimpin akan memahami bahawa pekerja akan termotivasi sama ada dalam keadaan merasa berkemampuan untuk mencapai sesuatu tugas yang diberikan; ataupun mereka dapat menjangkakan hasil kerja yang akan disiapkan; ataupun berkepercayaan tentang aspek penghargaan yang akan diberikan berkaitan hasilnya.

Justeru, adalah menjadi cabaran kepada seseorang pemimpin untuk menggunakan gaya kepimpinan terbaik bagi menemukan titik keperluan motivasi pekerja. Pemimpin perlu menyediakan elemen-elemen yang difikirkan dapat mengisi keperluan pekerja bagi mencapai matlamat organisasi.

Teori Laluan Matlamat menggariskan tentang empat gaya kepimpinan yang boleh dimanfaatkan untuk memotivasikan pekerja iaitu:

Pertama: Kepimpinan berorientasikan arahan (Directive Leadership)

Ia dikaitkan dengan gaya menyampaikan atau memberi penjelaskan kepada pekerja. Pemimpin memberikan arahan mengenai sesuatu tugas. Dengan menyertakan mengenai apakah harapannya berkaitan tugas tersebut. Pemimpin juga turut memberikan klu mengenai bagaimana tugas itu boleh disempurnakan dan juga penetapan waktu yang diperuntukkan untuk menyelesaikannya. Arahan yang baik disampaikan kepada pekerja secara spesifik supaya pekerja mendapat gambaran awal dan kefahaman yang jelas untuk memulakan sesuatu tugasan yang diberikan.

Kedua: Kepimpinan berorientasikan sokongan (Supportive Leadership)

Ia merujuk kepada tingkah laku memberi pertimbangan kepada pekerja. Iaitu dengan gaya beramah mesra dan prihatin sebagai seorang pemimpin. Tingkah laku ini bertujuan untuk mewujudkan suasana kerja yang menyenangkan kepada pekerja. Di samping itu, seorang pemimpin melayan pekerja tanpa berdasarkan mobiliti sosial dan turut menghormati status kedudukan mereka. Gaya kepimpinan ini mampu mewujudkan suasana mesra agar pekerja termotivasi dengan penuh rela hati bagi melaksanakan sesuatu tugasan.

Ketiga: Kepimpinan berorientasikan penyertaan (Participative Leadership)

Gaya ini pula merujuk kepada pemimpin yang mengalu-alukan penyertaan pekerja untuk mereka berkongsi menetapkan sesuatu keputusan. Pemimpin membuka ruang untuk rundingan kepada pekerja agar mereka dapat menyumbang idea serta pandangan. Begitu juga dengan peluang untuk meningkatkan cadangan dalam sesuatu keputusan berdasarkan persetujuan organisasi.

Keempat: Kepimpinan berorientasikan pencapaian (Achievement-Oriented Leadership)

Kepimpinan dengan gaya ini memberikan cabaran kepada pekerja untuk melaksanakan tugasan pada peringkat tertinggi kemampuan mereka. Pemimpin akan sentiasa mencari peningkatan dan pencapaian yang berkesinambungan. Ini melalui langkah menyatakan keyakinan yang tinggi bahawa pekerja mempunyai kemampuan untuk mencapai matlamat bagi cabaran tersebut.

Teori Laluan Matlamat tidak mengongkong seseorang pemimpin untuk menggunakan hanya satu gaya kepimpinan sahaja. Sebaliknya terbuka kepada penggunaan pelbagai gaya mengikut kesesuaian situasi. Cuma ia lebih tertumpu kepada pemberian motivasi kepada pekerja agar mereka lebih bersemangat untuk melaksanakan tugas dengan sempurna.

Bagi merealisasikan agenda pembangunan negeri Johor melalui program Kerajaan Cekap, aspek kepimpinan adalah elemen yang sangat penting dalam menentukan kejayaan sesebuah organisasi atau jabatan. Pemimpin berperanan membentuk organisasi yang berkesan dari pelbagai sudut, terutamanya dalam memotivasikan pekerja. Motivasi pekerja perlu diperbaharui dari semasa ke semasa agar pencapaian tugasan dalam organisasi terus meningkat dan berkesinambungan. Kecemerlangan dalam pembangunan negeri adalah terhasil melalui kecemerlangan modal insan dalam setiap organisasi.

Setiap organisasi terutamanya jabatan-jabatan kerajaan perlu diperlengkapkan dengan pengetahuan mengenai gaya kepimpinan. Demikian agar persekitaran kerja yang kondusif dapat diwujudkan. Pencapaian dalam tugasan sesebuah organisasi juga akan lebih meningkat dengan pemantauan serta keprihatinan para pemimpin yang terdapat di dalam sesebuah organisasi.

Kesimpulannya, pemimpin perlu mengarah (directive) jika sesuatu tugasan yang dihadapi adalah kompleks; sekiranya tugasan bersifat kurang mendesak, gaya menyertai (participative) pula boleh digunakan; jika pekerja mempunyai keinginan ke arah kecekapan berganda, gaya berorientasikan pencapaian (achievement oriented) boleh dimanipulasikan; manakala gaya berasaskan penyertaan (participative) pula digunakan bagi pekerja yang memerlukan kawalan. Sesuaikan gaya kepimpinan anda!

Oleh MOHD FADZLI ABU BAKAR

Source:

http://www.johordt.gov.my/pmbj/v2/index.php?option=com_content&task=view&id=221&Itemid=34

The "Big Five" Dimensions of Personality

WHAT ARE THE "BIG FIVE" DIMENSIONS OF PERSONALITY?

Personality researchers have proposed that there are five basic dimensions of personality. Evidence of this theory has been growing over the past 50 years, beginning with the research of D. W. Fiske (1949) and later expanded upon by other researchers including Norman (1967), Smith (1967), Goldberg (1981), and McCrae & Costa (1987).

The "big five" are broad categories of personality traits. While there is a significant body of literature supporting this five-factor model of personality, researchers don't always agree the exact labels of each dimension. However, these five categories are usually described as follows:

1. Extraversion: This trait includes characteristics such as excitability, sociability, talkativeness, assertiveness, and high amounts of emotional expressiveness.

2. Agreeableness: This personality dimension includes attributes such as trust, altruism, kindness, affection, and other prosocial behaviors.

3. Conscientiousness: Common features of this dimension include high levels of thoughtfulness, with good impulse control and goal-directed behaviors. Those high in conscientiousness tend to be organized and mindful of details.

4. Neuroticism: Individuals high in this trait tend to experience emotional instability, anxiety, moodiness, irritability, and sadness.

5. Openness: This trait features characteristics such as imagination and insight, and those high in this trait also tend to have a broad range of interests.

These dimensions represent broad areas of personality. Research has demonstrated that these groupings of characteristics tend to occur together in many people. For example, individuals who are sociable tend to be talkative. However, these traits do not always occur together. Personality is a complex and varied and each person may display behaviors across several of these dimensions.

Further Reading

Goldberg, L. R. (1981) Language and individual differences: The search for universals in personality lexicons. In L. Wheeler (Ed.), Review of Personality and Social Psychology, Vol. 2. Beverly Hills, CA: Sage.

 

McCrae, R.R., & Costa, P.T. (1987) Validation of the five-factor model of personality across instruments and observers. Journal of Personality and Social Psychology, 52, 81-90.

 

McCrae, R.R., & Costa, P.T. (1997) Personality trait structure as a human universal. American Psychologist, 52, 509-516.

 

Source:

http://psychology.about.com/od/personalitydevelopment/a/bigfive.htm

26 Life Lessons Learned

26 LIFE LESSONS LEARNED

I am already passed 50. Here is a list of 26 life lessons that I think you should have learned as early as possible. I pass this list on to you with the simple hope that it makes you think. Sometimes thinking about your life and sorting out what you have learned is just as important as tackling a new venture.

1. Being an adult can be fun when you are acting like a child.

2. Love has nothing to do with looks but everything to do with time, trust, and interest.

3. Laughing, crying, joy and anger… All are a vital. All make us human.

4. The greatest truths in life are uncovered with simple, steady awareness.

5. Greed will bury even the lucky eventually.

6. Bad things do happen to good people.

7. Paving your own road is intelligent only if nobody has gone exactly where you are going.

8. Uncertainty is caused by a lack of knowledge. Hesitation is the product of fear.

9. Time heals all wounds… regardless of how you feel right now.

10. Most of the time what you are looking for is right in front of you.

11. Your health is your life.

12. Chance is a gift, so act on chance when given the opportunity.

13. Kindness and hard work will take you further than intelligence.

14. People deserve a second chance, but not a third.

15. Marry your best friend.

16. Take lots of pictures. Someday you’ll be really glad you did.

17. Money makes life easier only when the money is yours free and clear.

18. Carelessness is the root of failure

19. Your actions now create memories you will reminisce and talk about in your elder years.

20. Stepping outside of your comfort zone will put things into perspective from an angle you can’t grasp now.

21. Motivation comes in short bursts. Act while it’s hot.

22. Purposely ignoring the obvious is like walking backwards toward the enemy.

23. Taking ownership of failure builds the foundation for success.

24. First impressions are completely worthless 50% of the time.

25. Personal glory lasts forever.

26. If you never act, you will never know for sure.

Food for Thought

FOOD FOR THOUGHT

 GOD didn’t promise days without pain,


laughter without sorrow,


sun without rain,


but HE did promise strength for the day,


comfort for the tears, and


light for the way.




Disappointments are like road humps,


they slow you down a bit but


you enjoy the smooth road afterwards.


Don’t stay on the humps too long. Move on!




When you feel down because


you didn’t get what you want,


just sit tight and be happy,


because GOD is thinking of


something better to give you.



When something happens to you,


good or bad,


consider what it means.


There’s a purpose to life’s events,


to teach you how to laugh more


or not to cry too hard.



You can’t make someone love you,


all you can do is be someone who can be loved,


the rest is up to the person to realize your worth.



What the heart gives away is never gone…


It is kept in the hearts of others.


Remember that great love and great achievements


involve great risks.


Secure a special place in your heart.


A certain place only you can enter.


For there will come a time when you need to find yourself


and only your heart will show you the way.




In life there are very rare chances that you’ll


meet the person you love and loves you in return.


So once you have it don’t ever let go,


the chance might never come your way again.



It’s better to lose your pride to the one you love,


than to lose the one you love because of pride.


We spend so much time looking for the right person to love


or finding fault with those we already love,


when instead we should be perfecting the love we give.



When you truly care for someone,


you don’t look for faults,


you don’t for answers,


you don’t look for mistakes.


Instead, you fight the mistakes,


you accept the faults and you overlook excuses.




Never abandon an old friend.


You will never find one who can take his place.


Friendship is like wine,


it gets better as it grows older.



Five rules to be happy :


1. Free your heart from hatred;


2. Free your mind from worries;


3. Live simply;


4. Give more;


5. Expect less.

Trend Dalam Pengurusan Sumber Manusia

TREND DALAM BIDANG PENGURUSAN SUMBER MANUSIA



SINOPSIS

Artikel ini menjelaskan perubahan trend dalam bidang Pengurusan Sumber Manusia dan bagaimana Kerajaan Malaysia menangani perubahan ini melalui daya usaha EG-HRMIS, dan juga memperincikan ciri-ciri utama model Sumber Manusia Akan Datang.


PENGENALAN


Bidang Pengurusan Sumber Manusia sedang melalui satu perubahan trend akibat perubahan persekitaran dan budaya kerja, perubahan kehendak pelanggan dan organisasi, dan juga kecanggihan teknologi terkini. Perubahan trend ini dapat disimpulkan seperti gambarajah di bawah.

Hasil daripada kajian yang mendalam mengenai perubahan trend ini dan amalan Perkhidmatan Awam di seluruh dunia, beberapa ciri mengenai model Sumber Manusia akan datang di sektor awam telah dikenalpasti, seperti di gambarajah di bawah.

Menyedari akan implikasi perubahan-perubahan ini, kerajaan telah mengambil langkah pro-aktif dan memulakan usaha EG-HRMIS atau Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia untuk dilaksanakan di semua agensi dalam Perkhidmatan Awam agar amalan-amalan yang berkaitan dengan Sumber Manusia dapat menangani semua cabaran yang bakal ditempuhi di alaf ini.


DAYA USAHA EG-HRMIS


Sebelum perubahan-perubahan baru diperkenalkan dalam Perkhidmatan Awam, satu kajian yang menyeluruh mengenai setiap fungsi Pengurusan Sumber Manusia (PSM) telah dijalankan di agensi-agensi perintis yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Kajian ini juga telah mengenalpasti kelemahan-kelemahan di dalam fungsi PSM sedia ada dan faktor-faktor yang boleh membantu menjayakan EG-HRMIS.


Daripada kajian yang tersebut di atas, konsep rekabentuk fungsi-fungsi PSM akan datang telah dirangka dengan mengambilkira visi dan misi PSM, serta nilai-nilai yang perlu dititikberatkan. Ini disalurkan melalui prinsip rekabentuk utama (Key Design Principles) yang menjadi panduan untuk merekabentuk proses-proses PSM. Lima prinsip rekabentuk utama yang digunakan sebagai sandaran adalah seperti berikut:


Berorientasikan Pelanggan (Customer-driven)


• Penambahbaikan Berterusan (Continuous Improvement)


• Pengukuran Prestasi (Performance Measurement)


• Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)


• Berdasarkan Kompetensi (Competency-based)


Prinsip-prinsip di atas telah dijadikan asas pengolahan semula fungsi-fungsi sumber manusia sedia ada kepada fungsi-fungsi sumber manusia akan datang di mana model kompetensi telah dijadikan nadi dan tunjang utama dalam membangunkan fungsi-fungsi tersebut. Berpandukan kepada lima prinsip tersebut, kesemua fungsi PSM akan berorientasikan pelanggan. Proses-proses juga akan direka secara fleksibel untuk membolehkan proses penambahbaikan berterusan melalui ciri organisasi pembelajaran yang boleh diukur prestasinya.


MODEL PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (PSM) AKAN DATANG


Model PSM akan datang telah menyelaraskan dan mengemaskinikan proses-proses dan fungsi-fungsi PSM yang sedia ada kepada 10 kumpulan seperti dalam gambarajah di bawah.


Ianya diterajui oleh fungsi Formulasi Strategi dan Penilaian yang menentukan arah tuju setiap fungsi dan juga keperluan-keperluan organisasi yang perlu dilaksanakan oleh fungsi-fungsi PSM yang lain.


Model ini menunjukkan kedudukan kompetensi sebagai tunjang utama yang menggerakkan lain-lain fungsi PSM dan menjadi nadi penggerak kepada empat fungsi teras iaitu:


1. Pembangunan


2. Pengurusan Prestasi


3. Pengurusan Kerjaya, dan


4. Saraan, Faedah & Pengurusan Ganjaran


Fungsi Perolehan Sumber Manusia, Pengurusan Rekod Peribadi dan fungsi Pengurusan Komunikasi dan Tata-tertib Pekerja dan juga Penamatan Pekhidmatan menjadi fungsi sokongan kepada fungsi-fungsi di atas. Kesemua fungsi tersebut berhubungkait di antara satu sama lain, setiap satu menyokong peranan dan kewujudan masing-masing. Model ini juga telah menyelaraskan kesemua proses PSM supaya ia lebih efektif dan efisien.


Definisi dan objektif fungsi-fungsi di dalam model di atas adalah seperti berikut:


1. Formulasi & Penilaian Strategi (Strategy Formulation & review)


- Berkaitan dengan strategi organisasi.


- Menghuraikan nilai-nilai yang diwujudkan oleh fungsi sumber manusia melalui visi, misi dan gaya fikiran.


- Membentukkan fungsi sumber manusia melalui penetapan deliverables/outcomes.


- Mempunyai mekanisma maklumbalas bagi menilai kekesanan strategi sumber manusia.


2. Perolehan Sumber Manusia (Resourcing)


- Mengenalpasti keperluan sumber manusia.


- Keperluan ini dicapai melalui perolehan sumber manusia, pengagihan semula sumber manusia, pembangunan sumber baru atau sedia ada atau gabungan kesemuanya sekali.


- Proses ini bermula dengan mengenalpasti peranan, jawatan dan kompetensi untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti dan tamat dengan perolehan sumber tersebut.


3. Pembangunan


- Menyediakan panduan untuk program pembangunan yang bersesuaian bagi pekerja.


- Memastikan program pembangunan pekerja selari dengan keperluan matlamat organisasi keseluruhan.


4. Pengurusan Kerjaya


- Menyediakan rangka kerja dan perkhidmatan pengurusan kerjaya pekerja dari segi mengenalpasti, melaksana dan menilai strategi kerjaya.


- Rangka kerja termasuk laluan kerjaya, pemindahan (intra dan inter organisasi), kompetensi yang diperlukan serta aktiviti pembangunan kompetensi-kompetensi tersebut.


- Perkhidmatan kerjaya termasuk kaedah perancangan kerjaya, maklumat kerjaya, nasihat dan kaunseling yang disediakan oleh Jabatan Pengurusan Sumber Manusia.


- Menyediakan individu-individu di dalam organisasi menduduki jawatan-jawatan kritikal.


5. Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran


- Aktiviti Operasi:


Mentadbir rekod-rekod saraan pekerja untuk penyediaan proses gaji misalnya naik pangkat, cuti, penilaian prestasi, perubahan skim perkhidmatan, dll.


- Mentadbir rekod-rekod faedah seperti pinjaman, kesihatan, tuntutan, biasiswa, bonus, dll.


- Mentadbir rekod-rekod gaji.


- Aktiviti Pengurusan:


Pengubalan polisi, prosedur dan panduan Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran.


- Penambahbaikan berterusan Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran mengikut strategi sumber manusia pihak kerajaan.


- Mengendalikan penyemakan pengurusan ganjaran yang telah dijadualkan seperti penyemakan skim gaji .


- Mengenalpasti kenaikan gaji tahunan dan peruntukan gaji tahunan untuk pekerja sektor awam.


6. Pengurusan Komunikasi dan Tata-Tertib Pekerja (Employee Communications & Behaviorial Management)


- Mewujudkan kerjasama optima dan harmonis di antara pengurusan dan pekerja.


- Meningkatkan intangibles yang wujud di dalam organisasi seperti kepercayaan, etika, moral, keadilan, resolusi konflik, dll.


7. Pengurusan Prestasi (Performance Management)


- Menjajarkan matlamat individu kepada matlamat organisasi.


- Menetapkan sasaran prestasi untuk individu.


- Merancang pencapaian serta penilaian prestasi.


- Pengawasan dan penilaian prestasi individu dan organisasi.


- Menghubungkaitkan prestasi kepada pembangunan kerjaya,keperluan pembangunan serta ganjaran.


8. Penilaian Kompetensi (Competency Assessment)


- Mengukur, merekod, dan menganalisa tahap kompetensi untuk individu atau pasukan.


- Menyediakan kaedah dan tatacara penilaian yang boleh digunakan untuk aktiviti-aktiviti perolehan dan pembangunan sumber manusia serta ganjaran.

9. Pengurusan Rekod Peribadi (Personal Record Management)


- Maklumat peribadi.


- Kemahiran bahasa.


- Maklumat ibu-bapa,dll.


- Maklumat akademik.


- Pengisytiharan harta.


- Maklumat keluarga.


- Lain-lain maklumat yang berkaitan.


10. Penamatan Perkhidmatan (Separation)


- Pengurusan penamatan perkhidmatan pekerja atas sebab pesaraan wajib, pesaraan awal, letakan jawatan, kematian dan sebagainya.


RUMUSAN


Model PSM Akan Datang diolah untuk mencapai taraf perkhidmatan yang bertaraf dunia. Ia akan mendatangkan manfaat kepada Perkhidmatan Awam khasnya dan rakyat Malaysia amnya.


Model PSM Akan Datang apabila dilaksanakan kelak akan menghasilkan banyak pembaharuan dalam Perkhidmatan Awam bukan hanya dari segi mengautomasikan fungsi-fungsi PSM tetapi juga cara warga Perkhidmatan Awam berfikir dan menjalankan aktiviti-aktiviti tersebut. Oleh itu, adalah dianjurkan agar semua yang terlibat bersikap terbuka untuk melalui proses perubahan dari aspek menjalankan tugas yang sedia ada kepada sesuatu yang lebih berkesan dan efisien.