SINOPSIS
Artikel ini menjelaskan perubahan trend dalam bidang Pengurusan Sumber Manusia dan bagaimana Kerajaan Malaysia menangani perubahan ini melalui daya usaha EG-HRMIS, dan juga memperincikan ciri-ciri utama model Sumber Manusia Akan Datang.
PENGENALAN
Bidang Pengurusan Sumber Manusia sedang melalui satu perubahan trend akibat perubahan persekitaran dan budaya kerja, perubahan kehendak pelanggan dan organisasi, dan juga kecanggihan teknologi terkini. Perubahan trend ini dapat disimpulkan seperti gambarajah di bawah.
Hasil daripada kajian yang mendalam mengenai perubahan trend ini dan amalan Perkhidmatan Awam di seluruh dunia, beberapa ciri mengenai model Sumber Manusia akan datang di sektor awam telah dikenalpasti, seperti di gambarajah di bawah.
Menyedari akan implikasi perubahan-perubahan ini, kerajaan telah mengambil langkah pro-aktif dan memulakan usaha EG-HRMIS atau Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia untuk dilaksanakan di semua agensi dalam Perkhidmatan Awam agar amalan-amalan yang berkaitan dengan Sumber Manusia dapat menangani semua cabaran yang bakal ditempuhi di alaf ini.
DAYA USAHA EG-HRMIS
Sebelum perubahan-perubahan baru diperkenalkan dalam Perkhidmatan Awam, satu kajian yang menyeluruh mengenai setiap fungsi Pengurusan Sumber Manusia (PSM) telah dijalankan di agensi-agensi perintis yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Kajian ini juga telah mengenalpasti kelemahan-kelemahan di dalam fungsi PSM sedia ada dan faktor-faktor yang boleh membantu menjayakan EG-HRMIS.
Daripada kajian yang tersebut di atas, konsep rekabentuk fungsi-fungsi PSM akan datang telah dirangka dengan mengambilkira visi dan misi PSM, serta nilai-nilai yang perlu dititikberatkan. Ini disalurkan melalui prinsip rekabentuk utama (Key Design Principles) yang menjadi panduan untuk merekabentuk proses-proses PSM. Lima prinsip rekabentuk utama yang digunakan sebagai sandaran adalah seperti berikut:
Berorientasikan Pelanggan (Customer-driven)
• Penambahbaikan Berterusan (Continuous Improvement)
• Pengukuran Prestasi (Performance Measurement)
• Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)
• Berdasarkan Kompetensi (Competency-based)
Prinsip-prinsip di atas telah dijadikan asas pengolahan semula fungsi-fungsi sumber manusia sedia ada kepada fungsi-fungsi sumber manusia akan datang di mana model kompetensi telah dijadikan nadi dan tunjang utama dalam membangunkan fungsi-fungsi tersebut. Berpandukan kepada lima prinsip tersebut, kesemua fungsi PSM akan berorientasikan pelanggan. Proses-proses juga akan direka secara fleksibel untuk membolehkan proses penambahbaikan berterusan melalui ciri organisasi pembelajaran yang boleh diukur prestasinya.
MODEL PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (PSM) AKAN DATANG
Model PSM akan datang telah menyelaraskan dan mengemaskinikan proses-proses dan fungsi-fungsi PSM yang sedia ada kepada 10 kumpulan seperti dalam gambarajah di bawah.
Ianya diterajui oleh fungsi Formulasi Strategi dan Penilaian yang menentukan arah tuju setiap fungsi dan juga keperluan-keperluan organisasi yang perlu dilaksanakan oleh fungsi-fungsi PSM yang lain.
Model ini menunjukkan kedudukan kompetensi sebagai tunjang utama yang menggerakkan lain-lain fungsi PSM dan menjadi nadi penggerak kepada empat fungsi teras iaitu:
1. Pembangunan
2. Pengurusan Prestasi
3. Pengurusan Kerjaya, dan
4. Saraan, Faedah & Pengurusan Ganjaran
Fungsi Perolehan Sumber Manusia, Pengurusan Rekod Peribadi dan fungsi Pengurusan Komunikasi dan Tata-tertib Pekerja dan juga Penamatan Pekhidmatan menjadi fungsi sokongan kepada fungsi-fungsi di atas. Kesemua fungsi tersebut berhubungkait di antara satu sama lain, setiap satu menyokong peranan dan kewujudan masing-masing. Model ini juga telah menyelaraskan kesemua proses PSM supaya ia lebih efektif dan efisien.
Definisi dan objektif fungsi-fungsi di dalam model di atas adalah seperti berikut:
1. Formulasi & Penilaian Strategi (Strategy Formulation & review)
- Berkaitan dengan strategi organisasi.
- Menghuraikan nilai-nilai yang diwujudkan oleh fungsi sumber manusia melalui visi, misi dan gaya fikiran.
- Membentukkan fungsi sumber manusia melalui penetapan deliverables/outcomes.
- Mempunyai mekanisma maklumbalas bagi menilai kekesanan strategi sumber manusia.
2. Perolehan Sumber Manusia (Resourcing)
- Mengenalpasti keperluan sumber manusia.
- Keperluan ini dicapai melalui perolehan sumber manusia, pengagihan semula sumber manusia, pembangunan sumber baru atau sedia ada atau gabungan kesemuanya sekali.
- Proses ini bermula dengan mengenalpasti peranan, jawatan dan kompetensi untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti dan tamat dengan perolehan sumber tersebut.
3. Pembangunan
- Menyediakan panduan untuk program pembangunan yang bersesuaian bagi pekerja.
- Memastikan program pembangunan pekerja selari dengan keperluan matlamat organisasi keseluruhan.
4. Pengurusan Kerjaya
- Menyediakan rangka kerja dan perkhidmatan pengurusan kerjaya pekerja dari segi mengenalpasti, melaksana dan menilai strategi kerjaya.
- Rangka kerja termasuk laluan kerjaya, pemindahan (intra dan inter organisasi), kompetensi yang diperlukan serta aktiviti pembangunan kompetensi-kompetensi tersebut.
- Perkhidmatan kerjaya termasuk kaedah perancangan kerjaya, maklumat kerjaya, nasihat dan kaunseling yang disediakan oleh Jabatan Pengurusan Sumber Manusia.
- Menyediakan individu-individu di dalam organisasi menduduki jawatan-jawatan kritikal.
5. Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran
- Aktiviti Operasi:
Mentadbir rekod-rekod saraan pekerja untuk penyediaan proses gaji misalnya naik pangkat, cuti, penilaian prestasi, perubahan skim perkhidmatan, dll.
- Mentadbir rekod-rekod faedah seperti pinjaman, kesihatan, tuntutan, biasiswa, bonus, dll.
- Mentadbir rekod-rekod gaji.
- Aktiviti Pengurusan:
Pengubalan polisi, prosedur dan panduan Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran.
- Penambahbaikan berterusan Saraan, Faedah dan Pengurusan Ganjaran mengikut strategi sumber manusia pihak kerajaan.
- Mengendalikan penyemakan pengurusan ganjaran yang telah dijadualkan seperti penyemakan skim gaji .
- Mengenalpasti kenaikan gaji tahunan dan peruntukan gaji tahunan untuk pekerja sektor awam.
6. Pengurusan Komunikasi dan Tata-Tertib Pekerja (Employee Communications & Behaviorial Management)
- Mewujudkan kerjasama optima dan harmonis di antara pengurusan dan pekerja.
- Meningkatkan intangibles yang wujud di dalam organisasi seperti kepercayaan, etika, moral, keadilan, resolusi konflik, dll.
7. Pengurusan Prestasi (Performance Management)
- Menjajarkan matlamat individu kepada matlamat organisasi.
- Menetapkan sasaran prestasi untuk individu.
- Merancang pencapaian serta penilaian prestasi.
- Pengawasan dan penilaian prestasi individu dan organisasi.
- Menghubungkaitkan prestasi kepada pembangunan kerjaya,keperluan pembangunan serta ganjaran.
8. Penilaian Kompetensi (Competency Assessment)
- Mengukur, merekod, dan menganalisa tahap kompetensi untuk individu atau pasukan.
- Menyediakan kaedah dan tatacara penilaian yang boleh digunakan untuk aktiviti-aktiviti perolehan dan pembangunan sumber manusia serta ganjaran.
9. Pengurusan Rekod Peribadi (Personal Record Management)
- Maklumat peribadi.
- Kemahiran bahasa.
- Maklumat ibu-bapa,dll.
- Maklumat akademik.
- Pengisytiharan harta.
- Maklumat keluarga.
- Lain-lain maklumat yang berkaitan.
10. Penamatan Perkhidmatan (Separation)
- Pengurusan penamatan perkhidmatan pekerja atas sebab pesaraan wajib, pesaraan awal, letakan jawatan, kematian dan sebagainya.
RUMUSAN
Model PSM Akan Datang diolah untuk mencapai taraf perkhidmatan yang bertaraf dunia. Ia akan mendatangkan manfaat kepada Perkhidmatan Awam khasnya dan rakyat Malaysia amnya.
Model PSM Akan Datang apabila dilaksanakan kelak akan menghasilkan banyak pembaharuan dalam Perkhidmatan Awam bukan hanya dari segi mengautomasikan fungsi-fungsi PSM tetapi juga cara warga Perkhidmatan Awam berfikir dan menjalankan aktiviti-aktiviti tersebut. Oleh itu, adalah dianjurkan agar semua yang terlibat bersikap terbuka untuk melalui proses perubahan dari aspek menjalankan tugas yang sedia ada kepada sesuatu yang lebih berkesan dan efisien.
